Privacy bij Scouting Groessen

Scouting Groessen hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens.
In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Persoonlijke gegevens van onze jeugdleden, leiding, bestuur, vrijwilligers, sponsoren, vrienden en donateurs worden door onze Scoutinggroep met de grootste zorgvuldigheid behandeld.
Wij registreren gegevens van leiding en vrijwilligers en persoonsgegevens ten behoeve van het lidmaatschap in Scouts Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland.
Hierop is de privacywetgeving (AVG/GDPR) van toepassing. Op www.scouting.nl/privacy vind je het Privacy Statement van Scouting Nederland. Je hebt via Scouts Online (https://sol.scouting.nl) altijd toegang tot je eigen gegevens.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
Scouting Groessen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG. 
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy:

  • Het verwerking van jouw persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Wij vragen jou uitdrukkelijk toestemming, als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is, zoals het vereisen van een passende VOG voor de vrijwilligers die toegang hebben tot de gegevens
  • Gegevens betreffende een aandoening, allergie e.d. worden alleen met de betrokken (bege-)leiding gedeeld.
  • Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

Als Scouting Groessen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemene zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via secretariaat@scoutsgroessen.nl

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Scouting Groessen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst in de ruimste zin van het woord, maar in elk geval het zo goed mogelijk verzorgen van een veilig scoutingspel voor de leden tijdens opkomsten en kampen, innen van contributie of kampgelden.

 Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De lidmaatschapsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Scouting Groessen de volgende persoonsgegevens van je vragen: Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, verzekeringsgegevens, financiële gegevens, medische gegevens, zwemdiploma’s, diverse toestemmingen en gegevens over te gebruiken identiteitsbewijzen.

Jouw persoonsgegevens worden door Scouting Groessen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 5 jaar.

 Verstrekking aan derden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit voor het uitvoeren van specifieke activiteiten noodzakelijk is. Het (automatisch) delen van de standaard gegevens in SOL door het inschrijven door het lid zelf bij Scouting activiteiten valt onder de verantwoordelijkheid van het lid zelf.

 Minderjarigen

 Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 Bewaartermijn

Scouting Groessen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Zo zal je voor elk kamp opnieuw een gezondheidverklaring / inschrijfformulier moeten invullen.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Scouting Groessen van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten betreffende jouw gegevens

Jij hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kunt je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Fotobeleid

Bij inschrijving (en per kamp weer opnieuw) heb je de mogelijkheid ermee akkoord te gaan, dat er foto’s worden gemaakt en heb je aangegeven geen bezwaar te hebben tegen het gebruik van deze foto’s voor archief, publiciteit voor en publicaties van Scouting Groessen. Je kunt jouw toestemming te allen tijde weer intrekken.

Scouting Groessen is niet verantwoordelijk voor foto’s gemaakt door derden tijdens een activiteit van Scouting Groessen of een activiteit waar Scouting Groessen aan deelneemt. Mocht je toch bezwaar hebben tegen het maken van en/of gebruik van foto’s, neem dan contact op met een van onze vrijwilligers.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt dan altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Datalekken

In het kader van de Privacywetgeving geldt sinds 1 januari 2016 de meldplicht datalekken. Met deze meldplicht is bij wet geregeld dat organisaties direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), zodra er sprake is van een datalek. Hierbij moet er kans zijn op ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van de persoonsgegevens. In een aantal gevallen moet dit datalek ook gemeld worden aan de betrokkenen. Scouting Nederland dient zich als organisatie ook te conformeren aan deze meldplicht. Dit geldt ook voor Scoutinggroepen, -regio’s en andere organisatieonderdelen die in het kader van de wetgeving gezien worden als ‘bewerker’ van gegevens van de organisatie Scouting Nederland. Scouting Nederland hanteert hier een procedure voor welke geldt voor alle Scoutinggroepen. De procedure is te vinden op: https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/kennisnetwerk/juridische-ondersteuning/privacyweten-bescherming-persoonsgegevens/4213-procedure-datalekken-dataverwerkers

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!